Uzyskanie wpisu w KRS. Czy postępowanie przed sądem rejestrowym to zwykła formalność?

Co może sąd rejestrowy w ramach postępowania w sprawie wpisu dotyczącego spółki? Czy jego kognicja ogranicza się jedynie do badania dokumentów? A może ma prawo zbadać, czy zgromadzenie wspólników, podczas którego podpisano dokumenty, zostało zwołane prawidłowo?

Sąd dokonuje wpisu na podstawie dokumentów

Jak stanowi przepis art. 23 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sąd rejestrowy bada, czy dołączone do wniosku dokumenty są zgodne pod względem formy i treści z przepisami prawa. Właśnie w oparciu o ten przepis wspólnik jednej ze spółek z o.o. wniósł apelację skarżąc się, że sąd rejestrowy odmówił mu dokonania wpisu podnosząc, iż stanowiąca podstawę wpisu uchwała o odwołaniu członka zarządu została podjęta w sposób nieprawidłowy. W opinii wspólnika sąd rejestrowy nie jest uprawniony do badania takich kwestii, a jedynie dokonuje wpisu na podstawie dokumentów.

Uchwała o odwołaniu prezesa spółki

Postanowieniem z 12 grudnia 2019 r. sąd rejonowy upoważnił wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, nazwijmy go „A”, do zwołania zgromadzenia wspólników, w którego porządku obrad znalazł się punkt dotyczący podjęcia uchwały o odwołaniu „T.P.” z pełnienia funkcji prezesa zarządu i powołaniu nowego prezesa w osobie „B”. Zgromadzenie wspólników odbyło się 19 lutego 2020 r.

Uchwała o przywróceniu

Jednak według relacji byłego prezesa, 20 lutego 2020 r. zwołał on kolejne zgromadzenie wspólników, na którym podjęto uchwałę o odwołaniu nowego prezesa i przywróceniu na tę funkcję „T.P.” Reprezentowana przez przywróconego prezesa spółka 10 marca 2020 r. złożyła wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego zmian osobowych w zarządzie spółki dokonanych podczas zgromadzenia w dniu 20 lutego 2020 r.

Niewiarygodność dokumentu

Jednak referendarz sądowy odmówił spółce wpisu. Ta wniosła skargę, jednak sąd rejonowy w Łodzi 10 lipca 2020 r. poparł stanowisko referendarza. Sąd nie przyznał wiarygodności złożonym przez spółkę dokumentom załączonym do wniosku o wpis. W opinii sądu rejonowego protokół z nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników z 20 lutego 2020 r. nie odpowiada prawdzie, a tym samym nie może stanowić podstawy wpisu.

Sąd zauważył, że dokument ten jest niewiarygodny w części, w jakiej wskazuje, że do zwołania zgromadzenia wspólników doszło 5 lutego 2020 r. O zwołanym przez „A” wcześniejszym zgromadzeniu z 19 lutego „T.P.” mógł się bowiem dowiedzieć dopiero 10 lutego, kiedy to odebrał zawiadomienie, w którym wskazany był porządek obrad przewidujący jego odwołanie.

Zgromadzenia wspólników dzień po dniu

Uwagę sądu zwróciła chronologia zdarzeń. Najpierw 19-ego lutego prezes został odwołany, a już dzień później zwołano kolejne zgromadzenie, podczas którego został przywrócony na stanowisko. Prezes bronił się, że przyczyną tej sytuacji było permanentne domaganie się przez „A” zwołania zgromadzenia wspólników celem zmiany składu zarządu spółki, a winę za to, że dwa zgromadzenia odbyły się dzień po dniu ponosi pracownik spółki, który nie wysłał „A” zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia na 20 lutego. Również odwołany prezes nie został prawidłowo powiadomiony o zgromadzeniu wyznaczonym na 19 lutego.

Uzasadnione wątpliwości sądu

Sąd odwoławczy w wydanym 28 lutego 2022 r. wyroku oddalił apelację spółki. Stwierdził, że na mocy art. 23 ust. 1 ustawy o KRS sąd rejestrowy legitymowany jest nie tylko do badania formy i treści dokumentów, ale i procedury, w jakiej te dokumenty tworzono. Zadaniem sądu jest czuwanie nie tylko nad zupełnością wniosku o wpis, ale i nad prawdziwością zawartych w nim danych. Tylko potwierdzając prawidłowość podjęcia uchwał, będących podstawą wniosku o wpis, można uznać, że są one uchwałami organu osoby prawnej.

Sąd rozpoznający apelację przywołał również art. 23 ust. 2 zd. 2 ww. ustawy, zgodnie z którym sąd rejestrowy bada, czy zgłoszone dane są zgodne z rzeczywistym stanem, jeżeli ma w tym względzie uzasadnione wątpliwości. A za takie sąd I instancji uznał zwołanie zgromadzenia o przywróceniu na fotel prezesa spółki już kolejnego dnia po zgromadzeniu, podczas którego z funkcji go odwołano.

Wielkość prawa głosu jest bez znaczenia – wszyscy uprawnieni do głosu wspólnicy muszą zostać zawiadomieni

Jak dalej uzasadniał sąd apelacyjny, odwołany prezes sam przyznał, że zgromadzenie wspólników z 20 lutego, na którym przywrócono go do pełnienia funkcji, zostało zwołane wadliwie, bowiem nieobecny na nim był wspólnik „A”. Do wniosku o wpis nie załączono dowodu wysłania do niego zawiadomienia o terminie zgromadzenia. Bez znaczenia jest też podnoszony przez prezesa argument, że wadliwe zawiadomienie wspólnika nie miało znaczenia dla całej sprawy, bo jego zbyt niskie udziały w spółce dawały mu prawo do głosu o sile niemającej wpływu na podjęcie uchwały. Sąd odwoławczy podkreślił, że dla oceny realizacji obowiązku zawiadomienia wspólników o zaplanowanym zgromadzeniu nie ma bowiem znaczenia wielkość posiadanych przez nich udziałów.

„… uznać należy, iż Sąd Rejonowy był w pełni uprawniony do zbadania, czy zgromadzenie wspólników (…) spółki (…) podejmując uchwałę w dniu 20 lutego 2020 r., która to miała stanowić podstawę wpisu, zostało zwołane w sposób prawidłowy, przez osoby do tego uprawnione a w konsekwencji czy podjęcie uchwały o odwołaniu członka zarządu i wyborze ponownie na funkcję prezesa zarządu T. P. były możliwe” (wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi XIII Wydział Gospodarczy Odwoławczy z 28 lutego 2022 r., sygn. akt XIII Ga 1228/20).

 Nietrafiona argumentacja odwołanego prezesa

Podnoszony przez prezesa spółki argument, że nie z własnej winy, a z powodu nieprawidłowego powiadomienia, nie wziął udziału w zgromadzaniu wspólników, podczas którego go odwołano, nie mógł się utrzymać. Przepis art. 238 § 2 Kodeksu spółek handlowych wyraźnie precyzuje, że w zaproszeniu wysyłanym na dwa tygodnie przed datą zgromadzenia wspólników należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. Nie mógł zatem 5 lutego zwołać zgromadzenia, w którego porządku obrad znalazł się punkt przewidujący przywrócenie siebie na fotel prezesa, skoro o planach swojego odwołania mógł dowiedzieć się najwcześniej pięć dni później w zawiadomieniu o zgromadzeniu wyznaczonym na 19 lutego. Jedyną szansą dla niego byłoby wykazanie, że o planowanym odwołaniu dowiedział się z innego źródła, a informację o tym pozyskał najpóźniej 5-ego lutego.

Czy sąd rejestrowy ma prawo badać prawidłowość podjęcia uchwał spółki?

Omawiany wyrok statuuje, że sąd rejestrowy nie pełni jedynie roli technicznej. Upoważnienie z art. 23 ust. 1 ustawy o KRS legitymuje go nie tylko do zbadania czy złożony wniosek zawiera dane zgodne z dokumentami, ale również czy dokumenty te powstały w okolicznościach zgodnych z prawem. Skoro sąd rejestrowy ma obowiązek umieszczać w rejestrze tylko i wyłącznie prawdziwe dane, to w przypadku stwierdzenia naruszenia procedury zwoływania zgromadzenia wspólników w spółce z o.o., rolą sądu jest uwzględnić nieważność uchwał podjętych z naruszeniem procedury mającej wpływ na ich treść i ważność. Czyli innymi słowy zakwestionować taki wniosek.

Przystępując do procedury uzyskania wpisu (wykreślenie również jest wpisem) w postępowaniu przed KRS trzeba mieć jednak na uwadze, że w praktyce kwestia tego, czy sąd będzie uprawniony do badania z urzędu ważności podjętych przez wnioskodawców czynności, które stanowią podstawę wpisu – nie jest taka klarowna. W literaturze prezentowane są rozbieżne stanowiska. Część doktryny podważa kompetencje sądu rejestrowego do badania zgodności uchwał wspólników nie tylko z umową lub statutem, lecz także z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

Orzecznictwo zdecydowanym tonem opowiada się za rozszerzeniem kognicji sądów rejestrowych, a już z całym przekonaniem opowiada się za obowiązkiem sądu rejestrowego do zbadania ważności czynności prawnych stanowiących podstawę wpisu, jeśli kontrola ta oparta jest o procedurę wszczętą na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o KRS (czyli jak w opisanej wyżej sprawie). Co innego jednak, gdy kontrola dokonywana jest w oparciu o art. 12 ust. 3 ustawy o KRS. Przepis ten stanowi, że gdy zamieszczone w rejestrze dane są niedopuszczalne ze względu na obowiązujące przepisy prawa, sąd rejestrowy, po wysłuchaniu zainteresowanych osób na posiedzeniu lub po wezwaniu do złożenia oświadczenia pisemnego, wykreśla je z urzędu. Sąd Najwyższy uchwałą z 8 grudnia 2017 r. stwierdził, że sąd rejestrowy w ramach postępowania określonego w art. 12 ust. 3 nie jest uprawniony do badania zgodności z ustawą uchwały zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, która stanowi materialnoprawną podstawę dokonanego wpisu. Jak uzasadnił w swojej uchwale SN, sąd rejestrowy ma kompetencje do wykreślenia danych, które są sprzeczne z przepisami prawa. Natomiast uchwała zgromadzenia wspólników spółki kapitałowej do czasu uprawomocnienia się orzeczenia uchylającego taką uchwałę lub stwierdzającego jej nieważność powinna być uznawana za zgodną z prawem. Jedynie orzeczenie wydane przez inny sąd niż sąd rejestrowy może doprowadzić do sytuacji niezgodności uchwały z przepisami prawa. Dopiero więc istnienie takiego prawomocnego orzeczenia powoduje, że uchwała taka może zostać uznana za dane niedopuszczalne ze względu na obowiązujące przepisy prawa i powinna zostać wykreślona z rejestru przedsiębiorców. Sąd rejestrowy jest sądem rejonowym, a sąd orzekający o wyeliminowaniu uchwały z obrotu prawnego jest sądem okręgowym.

„Wykreślenia uchwały, która została wyeliminowana z obrotu prawnego, dokonuje sąd rejestrowy nie z własnej inicjatywy, ale na skutek zawiadomienia przez sąd, który wydał konstytutywne orzeczenie, którego skutkiem było uchylenie uchwały sprzecznej z umową bądź dobrymi obyczajami i godzącą w interes spółki lub podjętą w celu pokrzywdzenia wspólnika albo stwierdzającej jej nieważność” (sygn. akt III CZP 54/17).

Odpowiadając więc na zadane w tytule pytanie – nie, postępowanie przed sądem rejestrowym to nie jest zwykła formalność.

Autor: radca prawny Kamil Nagrabski, Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizująca się doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców.